18 Gmail -indstillinger, der ændrer, hvordan du tænker om din indbakke

Gør din indbakke mere effektiv og effektiv med disse let overset muligheder.

18 Gmail -indstillinger, der ændrer, hvordan du tænker om din indbakke

Når det kommer til håndtering af e -mail, har du brug for alle de fordele, du kan få.



Google genkender dette. Virksomheden har pakket Gmail med snesevis af avancerede muligheder, der kan spare dig tid og tilføje kraftfulde muligheder i din indbakke. Det eneste problem er, at der er så mange af dem - spredt over så mange steder - at det er alt for let at overse noget nyttigt.

Dog ikke at frygte: Jeg gravede igennem alle kroge for at afdække Gmails mest værdifulde out-of-the-way-indstillinger. Disse muligheder på næste niveau går ud over det bredt kendte grundlæggende og har potentiale til at omforme, hvordan du håndterer din e-mail. Nogle af dem er specifikke for det nye Gmail -design, mens andre gælder for både de nye og klassiske versioner af webstedet. (Og de fleste af dem er primært relevante for desktop -Gmail -webstedet - i modsætning til mobilapps - med bare et par bemærkede undtagelser.)



Så fyr din hjernens hukommelsesbanker op: Det er tid til at skrue op for din indbakke -IQ.

Komponere meddelelser



1. Gmail er ny Smart Compose -funktion kan spare dig dyrebar tid med forudsige hvad du vil skrive, før du skriver det - lignende autofuldførelse til din indbakke. Det fungerer også overraskende godt, og det er let at ignorere, når dets forslag ikke er spot-on.

Smart Compose er som autofuldførelse til din indbakke.

For at prøve det skal du først aktivere indstillingen Aktiver eksperimentel adgang på fanen Generelt i den nye Gmail -indstillinger. Når du har klikket på knappen Gem ændringer nederst på skærmen, opdaterer Gmail sig selv - og Smart Compose skal derefter automatisk aktiveres. Du kan bekræfte ved at gå tilbage til fanen Generelt i indstillingerne og lede efter den nyligt tilføjede Smart Compose -indstilling. Så længe skriveforslag til er markeret, er du klar - og du bør se Googles forudsigelige tekst dukke op med jævne mellemrum, mens du skriver nye e -mails.

r kelly dokumentarfilm, hvor man kan se



2. Når vi taler om at spare tid, gør dig selv en tjeneste og gå ind i Avanceret sektion i de nye Gmail -indstillinger (eller Labs -sektionen i klassisk Gmail), og aktiver Canned Responses. Når du gør det, kan du for at oprette enkle skabeloner, der derefter kan indsættes i meddelelser med et par klik.

3. Den nye Gmails snooze -indstilling er spektakulær - men standard snooze -tider er måske eller måske ikke ideelle til din egen personlige tidsplan. Her er dog en lille hemmelighed: Du kan tilpasse præcis, hvilket tidspunkt Gmail anser for at være morgen, eftermiddag og aften ved at kigge i indstillingerne for Google Keep (naturligvis, ikke?). Du skal bare ændre standardtiderne for hver dagdel i Keeps indstillinger, og de samme tidspunkter overføres derefter til Gmail-både på webstedet og i mobilappen.

4. Som standard giver Gmail dig et lille vindue i hjørnet af skærmen til sammensætning af nye meddelelser. Hvis du hellere vil skrive i et centreret og mere fuldskærmsfelt , kan du klikke på den lille diagonale pil i vinduets øverste højre hjørne for at ændre dens størrelse og placering. Og hvis du altid ønsker at skrive i et fuldskærmsvindue, er der en indstilling til at justere Gmails standardadfærd: Klik på menupunktet med tre prikker i skrivevinduet, og vælg derefter Standard til fuld skærm. Det får alle dine fremtidige e -mails til at starte i den store, centrerede visning.



5. Hvis du ligner mig, arkiverer du sandsynligvis meddelelser umiddelbart efter at have reageret oftere end ikke. Spar dig selv et trin, og tænd for Gmail valgfri Send & Arkiv -knap, som kombinerer afsendelse og arkivering til en enkelt kommando . (Det gør det ikke erstatte den normale Send -knap; det vises bare som en ekstra knap ved siden af ​​det.)

Send & arkiv -knappen kombinerer to trin i ét

Du kan aktivere det ved at kigge efter indstillingen Send og arkiv i afsnittet Generelt i Gmails indstillinger. Vælg Vis 'Send & arkiv' -knappen som svar, og tryk derefter på knappen Gem ændringer nederst på siden.

6. Gmails Fortryd afsendelsesfunktion kan være en reel redning, men dens standardafbrydelsesvindue på fem sølle sekunder giver dig ikke meget tid til at skifte mening. Gå ind i afsnittet Generelt i Gmails indstillinger, og klik på rullemenuen ved siden af ​​Fortryd afsendelse. Du kan bumpe værdien op til 10, 20 eller endda 30 sekunder - hvilket betyder, at du kan giv dig selv op til et halvt minut for at få andre tanker om enhver besked, du sender .

Læser din mail

7. Er du ikke fan af Gmail's indbakke med faner? Hold musen over Indbakke i venstre sidebjælke, og klik på den nedadvendte pil, der vises ved siden af ​​den. Det lader dig vælg mellem fem forskellige indbakke -konfigurationer : Standard, som er standardopsætning med faner; Vigtigt først, som deler din indbakke i to, med meddelelser, som Google anser for at være vigtige på toppen; Ulæst først, hvilket gør det samme, men med ulæste meddelelser, der optager den øverste del af skærmen; Stjernemærket først, hvilket gør præcis, hvad du ville tro; og Prioritetsindbakke, som lader dig oprette op til fire sektioner, der kan tilpasses for at adskille forskellige typer meddelelser.

hvordan man forlænger iphone batterilevetid

8. Hvis du bruger standardindstillingerne for fanebaseret indbakke, kan du tage kontrol over, hvordan det fungerer, ved at se i afsnittet Indbakke i Gmails indstillinger. Der kan du forenkle tingene lidt ved deaktivering af faner, du ikke vil have vist (hvilket forårsager meddelelser, der ville er blevet kategoriseret i dem for at gå ind på den næste mest passende fane). Du kan også aktivere en praktisk mulighed for, at de meddelelser, du har stjerne, altid vises på fanen Primær, uanset hvor de oprindeligt blev sorteret.

9. Hvis Prioriteret indbakke er din kop te, skal du gå ind i den samme indbakke i Gmail -indstillinger til konfigurer dine indbakke sektioner på enhver måde, dit hjerte begærer . Mulighederne der er praktisk talt uendelige.

Gmails indstilling for prioriteret indbakke giver den største mulighed for at tilpasse og kontrollere præcis, hvordan din indbakke er organiseret.

10. Uanset hvilken indbakkeopsætning du vælger, skal du eksperimentere med Gmails tæthedstilstande til find den indbakke -visningsstil, der fungerer bedst for dig . Klik på tandhjulsikonet i webstedets øverste højre hjørne. I klassisk Gmail kan du se muligheder for komfortabel, hyggelig eller kompakt tæthed lige i hovedmenuen; i den nye Gmail skal du først vælge Displaytæthed og derefter se mulighederne for Standard, Komfortabel og Kompakt. Bemærk, at Standard sætter de nyligt tilføjede vedhæftede filer i din indbakkevisning, mens Comfortable og Compact skjuler disse oplysninger.

11. Savner du Outlooks forhåndsvisningsrude, hvor du kan læse en meddelelse, mens du stadig har din indbakke i udsigt? Gmail faktisk tilbyder en lignende visning, der viser alt på én gang . Se i afsnittet Labs i klassiske Gmail -indstillinger eller i sektionen Avanceret i den nye Gmail -indstillinger, og aktiver indstillingen mærket Preview -rude. Det vil sætte et nyt ikon med fire linjer ud for knappen Indstillinger i området øverst til højre i din indbakke. Klik på den nedadvendte pil ved siden af ​​den, og du kan vælge enten at have en lodret opdeling-hvor enhver meddelelse, du vælger, vises til højre for din indbakke-eller en vandret opdeling, hvor forhåndsvisninger af meddelelser vises under din indbakke.

Med indstillingen Eksempelrude kan du se indholdet af e -mails uden nogensinde at forlade din indbakke.

Sørg også for at kigge i afsnittet Generelt i Gmail -indstillinger, da en mulighed der er mærket Preview -rude, giver dig mulighed for at styre, hvor længe du kan holde en besked åben i ruden, før den markeres som læst.

12. Lad os ikke kidne os selv: Ingen kan lide pagination. Meander tilbage til den generelle sektion i Gmail -indstillinger og se efter indstillingen Maksimal sidestørrelse. Du kan ikke deaktivere pagination helt, men du kan vise op til 100 samtaler ad gangen - og hvis du stadig har mere end så mange varer i din indbakke, ven, har du større problemer.

Optimering og organisering

13. Gmails stjerner giver et godt system til at markere vigtige meddelelser - så hvorfor ikke tage tingene op og give dig selv lige mere måder at udpege opmærksomhedskrævende tråde på? Stjernerne linje Generel sektion i Gmail's indstillinger lader dig tilføj op til 11 ekstra ikoner til din liste over muligheder med beskeder , med muligheder lige fra forskelligt farvede stjerner til udråbstegn, spørgsmålstegn og flueben.

Bare træk og slip de ikoner, du ønsker, i listen over brug, og vær omhyggelig opmærksom på rækkefølgen: Det er den samme rækkefølge, som ikonerne vil blive anvendt i - så hvis du sætter en lilla stjerne i den anden position og et udråbstegn i den tredje, hvis du klikker på en meddelelses stjernefelt to gange, ville den tildeles den lilla stjerne til den, mens du klikker på den tre gange ville give den et udråbstegn.

14. Gør din indbakke mere effektiv ved rydde op i rod og kun efterlade de etiketter, du har brug for . I afsnittet Etiketter i Gmails indstillinger finder du kommandoer til at skjule enhver etiket eller kategori, du ikke regelmæssigt får adgang til på etikettelisten - den lange og ofte spredte liste i din indbakkes venstre sidepanel. Du vil stadig kunne komme til de skjulte etiketter; de vil bare være gemt under indstillingen More og dermed ude af din vej det meste af tiden, så du lettere kan fokusere og finde dem, du bruger mest.

15. Den Tasks -app, der er knyttet til den nye Gmail, er ikke integreret i Google -økosystemet særlig godt fra nu af, men du kan forbinde dine opgaver med din Google Kalender - hvis du ved hvordan: Åbn Google Kalender -websted . Se afsnittet Mine kalendere i venstre side af skærmen? Du bør se en mulighed inden for den mærket Påmindelser.

Tryk på menuikonet med tre prikker ved siden af ​​denne linje, og vælg Skift til opgaver. Alle opgaver, som du tildeler en dato til i sidelinjen i Gmail -opgaver eller den selvstændige Tasks -mobilapp, vises nu automatisk i din kalender. Bemærk bare, at denne funktion erstatter integrationen af ​​almindelige Google -påmindelser, der er oprettet via Assistant, Keep eller Google -søgefeltet.

hvordan man får stemmen til at lyde bedre

16. Du kender sikkert til Gmails tastaturgenveje, ikke? (Hvis du ikke gør det, skal du aktivere dem - lige nu - i afsnittet Generelt i Gmail -indstillinger.) Du ved dog muligvis ikke, at du kan lav dine egne brugerdefinerede tastaturgenveje også: Kig i afsnittet Labs i den klassiske Gmail eller den avancerede sektion i den nye Gmail for at starte indstillingen, og kig derefter efter en ny sektion Tastaturgenveje i dine indstillinger.

Opret tilpassede genveje, der fungerer for dig via Gmail's indstilling for tilpassede tastaturgenveje.

Der kan du ændre en af ​​standardtastaturgenvejene eller supplere dem med sekundære muligheder. En super nyttig justering, jeg nyder-inspireret af Google Indbakke-er at tilføje den enkle genvej i som en hurtigere måde at springe direkte fra hvor som helst til min indbakke.

17. Uanset om det er onkel Geoffrey eller mailinglisten, der bare ikke vil stoppe, er der altid en eller anden irriterende kraft, der konsekvent fylder din indbakke med irrelevant affald. Gmail har en begravet indstilling til få irriterende missiver permanent ud af dit hår : Mens du ser en meddelelse, skal du klikke på menupunktet med tre prikker i øverste højre hjørne (direkte til højre for svarikonet) og derefter vælge indstillingen Bloker. Enhver e -mail fra denne adresse går automatisk direkte ind i din spam -mappe fra da af - og hvis du nogensinde har en anden tanke, kan du administrere din liste over blokerede adresser i sektionen Filtre og blokerede adresser i Gmails indstillinger.

18. Bruger du den nye Gmail? Brug et øjeblik på at konfigurere sin offline -tilstand, før du rent faktisk har brug for det. I modsætning til den uklare offlinemulighed i den klassiske version af Gmail fungerer denne offline -tilstand ligesom det almindelige Gmail -websted; alt du skal gøre er at åbne siden Før du mister din forbindelse. Så længe du bruger Chrome 61 eller nyere, kan du derefter gennemgå dine meddelelser og sammensæt nye e-mails, som om du var online, ingen Wi-Fi nødvendig . (Alle e -mails, du skriver, mens du er offline, gemmes i en ny udbakke -mappe og sendes derefter, så snart du genopretter forbindelse.)

Indstillingen findes i det passende navn Offline -afsnit i den nye Gmail -indstillinger. Indstil det på den måde, der giver mening for dig, sørg for at trykke på Gem - og vær så rolig ved at næste gang din internetforbindelse vakler, vil al din e -mail stadig være der og vente.