6 trin til mere effektiv delegering

DIY bør ikke være administrerende direktørs MO.

6 trin til mere effektiv delegering

Delegering er en fantastisk måde at sikre, at flere opgaver bliver udført på kortere tid, og det opbygger også teamkapacitet. Desværre er mange ledere ikke opmærksomme nok på delegationsprocessen og undlader dermed at høste fordelene. Er du en succesfuld delegator?



Der er seks trin til succesfuld delegering af opgaver. Problemet er, at de fleste ledere kun gør en eller to af dem, og derefter, når en opgave ikke er udført til deres tilfredshed, klager de over, at deres medarbejdere ikke er gode nok til at få arbejdet udført.

Som træner har jeg set snesevis af ledere fra utallige virksomheder gøre dette. Få fremragende resultater ved at delegere krav efter en formel. Først når denne formel er mestret, er det rimeligt at vurdere, om du virkelig har de rigtige mennesker til jobbet. Den gode nyhed er, at medarbejdere sjældent er problemet. Det er meget lettere og meget billigere for en leder at lære en ny tilgang end at udskifte personale.



Her er de seks trin, du skal arbejde igennem, når du delegerer:



1. Forbered

Medarbejdere kan ikke levere kvalitetsresultater, hvis den opgave, der er delegeret til dem, ikke er helt gennemtænkt, eller hvis forventningerne bliver ved med at ændre sig. Tag dig tid og udvikl disciplinen til at kortlægge præcis, hvad du beder om. En ounce forebyggelse er et kilo kur værd.

2. Tildel



Når du har taget dig tid til at kortlægge præcis, hvad du leder efter, skal du formidle disse oplysninger til dine medarbejdere. Sørg for at inkludere klare oplysninger om timing, budget og kontekst, og sæt forventninger til kommunikation og opdateringer, herunder frekvens, indhold og format.

3. Bekræft forståelsen

En af de mest almindelige fejl ved delegering er at antage, at medarbejderne forstår, hvad du vil, frem for at sikre, at de gør det. Bekræftelse af forståelse tager kun cirka 60 sekunder, men er den vigtigste determinant for succes eller fiasko.



Den bedste måde at bekræfte forståelsen på er at bede dine medarbejdere omskrive anmodningen eller opgaven med deres egne ord. Hvis du ikke er fortrolig med at gøre det (mange ledere føler - ofte korrekt - at det får dem til at lyde som en børnehagelærer), bør du i det mindste stille spørgsmål for at sikre, at medarbejderne forstår alle aspekter af, hvad der kræves.

4. Bekræft engagement

Dette er en anden del af delegationsprocessen, som de fleste ledere springer over. De går ofte bare ud fra, at medarbejderne har accepteret de opgaver, de har fået. Den vigtigste del af et stafetløb er afleveringen af ​​stafetten til den næste løber. Løbere bruger en enorm mængde tid på at lære denne færdighed. Det skal ikke være anderledes på arbejdspladsen. Engagement betyder at sikre, at du med succes har afleveret stafetten.

Bekræft, at medarbejderne er engagerede i de forventede resultater og i den proces, der er fastsat (herunder tidsplan, budget og værktøjer), og at deres overordnede mål for opgaven er i overensstemmelse med din. Sørg for, at de er klar over eventuelle konsekvenser (for virksomheden og for dem selv), der kan opstå, hvis de ikke leverer de ønskede resultater.

5. Undgå omvendt delegering

Mange ledere er ekstremt overanstrengte. Nogle gange er det fordi deres medarbejdere er bedre til at delegere end de er: Ledere ender ofte med at udføre opgaver, de havde delegeret til andre, fordi disse opgaver på en eller anden måde ender tilbage på deres tallerken. Jeg kalder dette omvendt delegering.

Det er sjældent, om nogensinde, nødvendigt for en leder at tage en opgave tilbage, som han eller hun havde delegeret til en anden. (Hvis dette er nødvendigt, betyder det sandsynligvis, at der ikke er brugt nok tid på forberedelsesfasen, og at tid, ressource eller andre begrænsninger har ført til problemer, som du ikke havde forudset.)

Hvis en medarbejder når et dødvande, skal du behandle det som en læringsmulighed. Coach medarbejderen igennem det, og sørg for, at han eller hun har de ressourcer og viden, der er nødvendig for at fuldføre opgaven. På den måde er du stadig fri til at fokusere på andre ting, og medarbejderen vil være bedre rustet til at udføre lignende opgaver i fremtiden. Bundlinjen? Tag ikke opgaver tilbage.

6. Sikre ansvarlighed

Tovejskommunikation er en vigtig del af delegering. At finde ud af på færdiggørelsesdatoen, at en leverance ikke er blevet gennemført eller er blevet udført utilfredsstillende, er mareridtsscenariet med at delegere. Derfor skal du sikre dig, at dine medarbejdere er ansvarlige for opgaven.

Ansvarlighed er nøglen til delegeringsprocessen: Det betyder, at medarbejdere regelmæssigt kommunikerer med dig om status for leverancen og tidspunktet for levering, så der ikke er overraskelser i ellevte time.
Delegeringsprocessen bliver hurtigere og mere flydende, jo mere du gør det. Når du har mestret det, bliver det en del af dit ledelses -DNA, og du vil konsekvent høste fremragende resultater.

–Michelle Randall er executive coach og managementkonsulent. Gennem det sidste årti har hendes kunder inkluderet Fortune 500 -chefer og breakout -iværksættere sammen med deres teams. Forfatter til flere bøger, Michels nyeste: Life Worth Living: A Practical Guide to Extreme Executive Effectiveness udkommer senere på måneden. Følg hende @berigende leder eller abonnere på hendes nyhedsbrev, Nådesløse resultater .

[ Billede: Flickr -bruger Lou Hadley ]