Send ikke endnu! 9 E -mailfejl, du sandsynligvis laver - og hvordan du retter dem

Er dine e -mails for lange? For kort? Sendt til for mange mennesker? Eller på det forkerte tidspunkt? Lær, hvordan du siger præcis, hvad du vil - uden at irritere dem i den modtagende ende.

Send ikke endnu! 9 E -mailfejl, du sandsynligvis laver - og hvordan du retter dem

E -mail. Fordybelsen for din eksistens, et værktøj, der synes at definere mange af dine vågne timer, en kommunikationsform opfundet for kun to årtier siden.



Vi bruger det alle, nogle af os elsker det, og mange af os frygter det.

Der er masser af tips og tricks til at gøre e -mail mere effektiv– ved hjælp af specifikke værktøjer som boomerang, begrænser dig selv til bestemte timer om dagen og jagter drømmen om indbakke nul.



Ikke flere e-fejl

  • Hvorfor hver e -mail skal være 5 sætninger lang
  • E -mail er en universel pest; Kan postkasse gøre det håndterbart igen?
  • 4 hurtige måder at udvide din indbakkeguide

Selvom e -mail -effektivitet er en drøm - hacking kan disse kommunikationssystemer kun tage os så langt. Vigtigt er det også hacking dig selv at blive en bedre forfatter så du får mere af, hvad du vil have via e -mail.



Får dine e -mails de ønskede resultater?

Når du forbedrer den måde, du skriver på, og lærer at designe bedre budskaber, vil du genklare læseren, forbedre delbarheden og øge bundlinjen.

I sidste uge indhentede jeg forfatteren, designeren og strategen Sarah Peck, der underviser i workshops om at udvikle effektive kommunikationsevner. Vi talte om at bruge e -mail til at få mere af, hvad du vil, og hvilke fejl alle begår i denne almindelige kommunikationsform.



Her er ni almindelige fejl, du muligvis laver:

englenumre 222

1. Sender kun e -mails, når du har brug for noget.

Det bedste tidspunkt at opbygge et forhold er, før du har brug for noget, ikke venter til det øjeblik, du har brug for noget. En af mine venner har for vane at sende fem tankevækkende e -mails hver søndag aften for at tjekke ind med folk, som han kan lide, beundrer eller tænker på. En e -mail kan se ud som



Hey, så nogle gode nyheder om dig - ville bare sige tillykke! Jeg elsker at se, hvad du laver gennem mine forskellige nyhedsfeeds, og jeg ville sende en note for at sige, hvor meget jeg håber, at du har det godt.

Det er en fantastisk måde at huske at nå ud til folk, du vil være i kontakt med, og en praktisk måde at øve taknemmelighed på.

den kinesiske leder winnie the pooh

2. Glemmer, at der er en person på den anden side af din e -mail.

Ligesom du ikke ville gå ind i en vens hus til middag og gø en kommando ud, kan de små finesser i introduktionen og slutningen af ​​en besked ofte komme langt. Sociale tegn er ikke daterede konstruktioner; de er værdifulde opvarmningssætninger i kommunikation. Start med at sige hej, kommenter andres seneste præstationer, og ønsker den anden person alt godt.

Hej fremmed! Det er længe siden. Hvis Facebook fortæller mig scoop, ser det ud til at du havde et begivenhedsrigt forår ... tillykke med alle dine succeser!

3. Brug af den første person for meget.

Mange e -mails - og essays - er udelukkende skrevet i første person. Flyt fokus til modtageren, og overvej, hvad de vil, har brug for eller gerne vil høre. Efter at have skrevet en e -mail, skal du scanne den hurtigt efter hvor mange gange du bruger ordet I. Se om du kan redigere nogle af dem.

For eksempel: Jeg underviser i en ny forfatterværksted i dette forår, og jeg vil have hjælp til at dele programmet. Jeg tror, ​​du ville være interesseret i det (alt jeg -udsagn) kan omdannes til:

Hej Leslie. For et stykke tid siden chattede vi om måder at forbedre dine skrivefærdigheder - jeg ville gerne kontakte denne skriveworkshop for annoncer, der lige er lanceret. Jeg troede, du kunne lide at tage et kig. Lad mig vide, hvis det var det, du ledte efter.

4. Send mailen på det forkerte tidspunkt.

Bare fordi du har skrevet det nu betyder ikke, at det skal sendes på dette nøjagtige tidspunkt. Forsinkelse af afsendelsen er et af de mest kraftfulde og underudnyttede værktøjer til e -mail.

Evaluer, om meddelelsen er presserende eller ikke, og den skal besvares med det samme. Hvis du rydder op i din indbakke i løbet af din planlagte tid, skal du slukke for de meddelelser, der haster, og overveje at sende beskeder om morgenen.

Planlægning af e -mails, der skal sendes om 24 eller 48 timer, giver dig (og dine klienter) plads til at trække vejret mellem ikke -kirurgiske projekter, og det opretter også en kommunikationsrytme, hvor din klient ikke længere forventer, at du svarer øjeblikkeligt. Jo mere struktur og parameter du giver til din beskedform, jo ​​lettere er det for klienten at lære, hvad han kan forvente. Du kan enten træne nogen til altid at forvente øjeblikkelige svar eller lære den rytme, der er bedst for dig og din virksomhed.

Så i tilfælde af en nødsituation, hvis klienten e -mails, og du har brug for at løse problemet med det samme, kan du sende en hurtig besked sent på aftenen eller i en weekend. I dette scenario bliver du helten for din klient.

5. Sender til for mange mennesker.

Flere modtagere i feltet Til betyder ikke, at du nødvendigvis får flere svar. I en alder af digital markedsføring kan folk, der sprænger beskeder i udsendelsesform uden at forstå, hvem der er på linjen, ødelægge deres chancer for at et budskab åbnes. En perfekt e -mail er en, der sendes til præcis, hvem den skal gå til, med et bestemt ønsket resultat.

Jo mere specifik du kan være om hvem du spørger, jo bedre. At spørge alle i dit netværk vil helt sikkert give dig en masse stilhed i vores overforbundne verden eller afmelde og afmelde på tværs af dine forskellige platforme. Det er bedre at bede tre personer, der er meget veludstyrede om at besvare din forespørgsel, end 15 personer, der slet ikke er interesserede.

hvorfor keder jeg mig så

Jo mere specifik du kan få om, hvem der skal modtage beskeden, jo bedre. Et direkte spørgsmål, der resulterer i et ja, er bedre end at spørge 50 personer, der ikke svarer (og spammer deres indbakker).

6. Ved intet om den person, der modtager din e -mail.

Gør dit hjemmearbejde på modtageren. Et godt værktøj til at skaffe hurtige oplysninger om, hvem du taler med, er Rapportive , et sidebjælke, der lader dig se de seneste offentlige indlæg (og et billede) af den person, du kommunikerer med.

7. Glemmer at sende opdateringer eller midlertidige meddelelser.

Hvis du venter på en vigtig besked fra nogen, kan den tid, der går med at vente på en levering, virke uendelig. Hvis der er en lang forsinkelse i at sende en vare, der er meget forventet eller forventet, eller hvis du har oplevet et par hikke-send en one-liner e-mail for at opdatere din modtager om projektets status. Du ved, at du skal sende en hurtig note, når du begynder at blive ængstelig for ikke at levere, eller de ser ud til at være lidt flippede.

Prøvekopi:

du kan alt, men ikke alt

Hej Sarah. Ville bare sende en hurtig opdatering om levering af vores forslag. Vi er klar til at give dig noget inden næste fredag, men vi kan være et par dage for tidligt. Tal med dig i næste uge! Lad mig vide, hvis du har spørgsmål i mellemtiden.

Hej Sarah. Jeg ved, at vi rørte ved basen i sidste måned, og jeg har været alt for langsom med at komme tilbage til dig. Jeg arbejder stadig gennem bunken på min tallerken, men jeg skulle have noget i løbet af de næste 2-3 uger. Ville ikke lade dig gætte! Tales ved,

8. At lave beskeder for længe.

Afhængigt af meddelelsens art kan e -mails variere fra et par ord til tusinder af ord. Jo længere e -mail, jo mindre sandsynligt er det, at nogen læser det hele. Lange e -mails betyder generelt, at en større strategi, ramme eller dokument kan være i orden. Nogle virksomheder skifter til at bruge firesætnings-e-mails og linke til længere stykke arbejde via Google Documents, Asana eller Basecamp (eller anden projektstyringssoftware).

9. Brug udelukkende e -mail.

Effektivitet betyder ikke nødvendigvis et enkelt system. Ofte kan redundans i kommunikation være yderst nyttig, da hvert værktøj (video, chat, e -mail, Skype) tilføjer et lag menneskelig nuance tilbage til den korrespondance, der sker. Laura Roeders digitale marketingteam er distribueret på tværs af flere lande, og for at holde kontakten (og i samklang med hinanden) fokuserer de på overkommunikation ved brug af flere værktøjer på én gang.

Nu: Fire måder at fokusere på at skrive bedre e -mails:

Fortæl klæbrige historier. Alt giver mere mening med en illustration. Fremhæv og eksempel, illustrer en ideel kunde -avatar, eller fortæl en bestemt forekomst af et problem, du havde. Indstilling af konteksten og scenen (det virker indlysende for dig, forfatteren), gør det lettere for folk at forstå smertepunktet, konteksten og grunden til, at du skriver. Når folk kan se din historie - hvem du er, hvor du kommer fra, hvorfor du gør det, du laver - er det lettere for dem at blive en del af den.

Brug reglen med fire sætninger, en-link : Hold din e -mail til under fire sætninger (eller fem!). Fokuser på det smertepunkt eller problem, du løser. Begræns dig selv til kun et link. Hvis du er nødt til det, skal du gøre dette link til et dokument.

Vær lydhør og reflekterende : Observer hvordan andre kommunikerer og tilpasser din stil til at møde dem midtvejs. Tilpas din kommunikation ved at spejle stilen på en modtaget besked. Sender nogen korte beskeder med formelle adresser? Svar med stil.

Bogmærk e -mails, som du elsker med Evernote . Brug det store antal e -mails foran dig (og i din indbakke) som ledetråde til gode beskeder. Se, hvilke e -mails du åbner først og er mest begejstrede for. Opret et par mapper i dit postkassesystem til gode introduktioner, prøv korte beskeder og taknotater, du kan lide. Gem disse til fremtidig brug, hvis du nogensinde er i et bind. I enhver kunst er det ikke nødvendigt at genopfinde hjulet - og at være opmærksom på store forfattere (og hvad vi personligt nyder) er en god måde at komme i gang på.

E -mail er vores kommunikationsform nummer et, hvilket betyder, at alle er forfatter . Det mest kraftfulde, du kan gøre i både dit personlige og erhvervsliv, er at lære at skrive godt og fortælle gode historier. Beskeder, der overtaler, indhold, der konverterer, og sprog, der inspirerer til handling, er afgørende for at få det, du ønsker.

american music awards 2019 kanal

Hvis du ønsker at få mere af det, du vil have ud af e -mail (og skriver), kan du tjekke Sarahs Forfatterens værksted .

Hvad med dig? Hvilke e -mail -fejl ser du, at folk laver hele tiden, som du ville ønske, de ville rette? Hvad er den største e -mail, du nogensinde har modtaget?

[ Billede: Flickr -bruger Martina Photography ]