Min første måned ved hjælp af en papirplanlægger efter et årtiers drukning i apps

Én skribents eksperiment med at genlæse kunsten med analog tidsstyring.

Min første måned ved hjælp af en papirplanlægger efter et årtiers drukning i apps

Fra 2002 til 2007 plejede jeg at gå rundt overalt med en lille spiral notesbog i baglommen og en blyant der stak ud af mit hår. Sådan styrede jeg mit skema, min huskeliste og (som universitetsstuderende) de klotter, jeg lavede af mine professorer.



Så kom iPhone ud. Pludselig gjorde de mange apps i min lomme det muligt at gøre og holde styr på meget mere, end min lille notesbog plejede at gøre. Men i løbet af de 10 år siden, har jeg indset det, mens jeg måske gør mere ting med min tid, gør jeg ikke altid det bedst ting med det. Jeg tackler ofte de ting, der virker presserende på bekostning af, hvad der faktisk er vigtigt.

Så i år besluttede jeg at skifte tilbage til en papirplanlægger. Her er, hvordan overgangen var, og hvad jeg lærte, efter at den første måned genopdagede mig selv med den.


Relaterede: Sådan er det at ikke eje en smartphone i 2018


Genlæring i planlægning med papir



En sælger fra FranklinCovey, en af ​​de sidste store fortalere for papirbaseret planlægning, overbeviste mig om, at jeg var nødt til at give virksomhedens planlægger mindst et tre-ugers skud og hævdede, at det tager mindst 21 dage at danne en ny vane. For at være sikker, forpligtede jeg mig til at prøve det i en måned.

Da planlæggeren, jeg bestilte, kom, rev jeg den op, klar til at droppe mine distraherende apps og trykke på en ny zen af ​​analog tidsstyring. Men det viste sig, at jeg ved et uheld havde bestilt planlægger til løse blade genfyldninger i stedet for en faktisk planlægger - og for det forkerte år. Det er den slags ting, som apps vænner dig til ikke at tænke på. Så ivrig efter at komme i gang under alle omstændigheder bestilte jeg en ny planlægger og nøjes med det løse blad i mellemtiden:



[Foto: Shane Snow]

FranklinCovey -repræsentanten, begejstret for, at en reporter ville tage en sådan transformationsrejse, sendte mig instruktioner til, hvordan jeg kunne bruge min nye planlægger optimalt sammen med følgende diagram fra afdøde Dr. Steven Coveys bog De syv vaner for meget effektive mennesker :

[Diagram: Franklin Planner ]

Ved at bruge denne Time Matrix til at kategorisere de typer aktiviteter, jeg bruger min tid på, fortalte han mig, kan du lægge magten tilbage i dine hænder for at blive proaktiv omkring de ting, du værdsætter mest, frem for at reaktivere på de ting, der fanger din opmærksomhed.




Relaterede: Sådan køber du en notesbog i papir, der bringer dig glæde


Time Matrix til side, jeg forstod noget af værdien i at gå analog med det samme: Digitale huskelister-apps giver dig tilsyneladende ubegrænset plads til at lave ubegrænsede lister, men papir begrænser antallet af opgaver, du kan planlægge på én gang. Så den tomme boks i begyndelsen af ​​dagen tvang mig til at tænke igennem de vigtigste ting først.

Men vigtigere end det, den proces, FranklinCovey foreslog, hjalp mig med at prioritere lidt mere stringent, end jeg har været vant til. Jeg omskriver her, men det er de fire trin, virksomheden foreslår:

  1. Lav en liste over dine ting, du vil gøre.
  2. Tildel et bogstav – A, B eller C – til hver: ‘A’ for ting, der absolut har at blive færdig i denne periode; 'B' for ting du bør gøre; 'C' for ting du kunne gør, hvis du kommer til dem.
  3. Tildel et nummer til hver: '1' for det, du skal gøre først, '2' for det andet og så videre.
  4. Blokér tid i din tidsplan for at gennemføre alle As, efterfulgt af de B'er, du kan komme til, og derefter eventuelle resterende C'er, du stadig kan passe ind.

Jeg indså hurtigt, at arten af ​​mit arbejde - jonglering af flere projekter på én gang, med en assistent, der planlagde opkald og møder for mig - foretaget ved hjælp af bare en papirkalender stort set umuligt.

Så jeg besluttede mig for en hybrid tilgang og supplerede FranklinCovey-planlæggeren med en lille smule digital infrastruktur på siden: Min Google Kalender kunne holde styr på konferenceopkaldsoplysninger og noter til møder-alle de små logistiske detaljer, der ikke ville passe i min papirplanlægger. På denne måde kunne jeg stadig bruge papiret til, ja, planlægning. En opad til dette arrangement, fandt jeg ud af, var, at det er meget lettere at skifte aftaler via træk-og-slip end slet-og-blyant-tilbage-ind.


Relaterede: Her er hvad der skete, da jeg (næsten) opgav Facebook, e -mail og sms'er i en måned

888 nummer nummer betydning

At finde en balance

I slutningen af ​​den første uge (stadig bruger de løse skiver af planlæggerpapir), var jeg allerede begyndt at få styr på dette hybridsystem. Jeg blokerede simpelthen klumper af tid, når jeg ville udføre arbejde, og jeg fyldte disse bidder med de prioriteter, jeg havde planlagt. Hver morgen kiggede jeg på min planlægger og revurderede, hvilke opgaver jeg ville tage fat på under mine arbejdsblokke. Jeg startede med at lave min ABC -liste hver dag. Men da den nye, korrekte planlægger endelig kom med posten, opdagede jeg ved et uheld en endnu bedre proces.

Det viste sig at være en ugeplanlægger (igen ved en fejl), hvilket betyder, at du ser hele ugen på én gang, snarere end en dag ad gangen. Dette viste sig faktisk at være en velsignelse i forklædning, fordi det tvang mig til at tænke på mine prioriteter en hel uge i forvejen (snarere end bare dag for dag), hvilket fik mig til at planlægge disse arbejdsblokke lidt mere bevidst.

[Foto: Shane Snow]

Ved at se en hel uge fremad, kunne jeg nu planlægge tid til aktiviteter, der passer helt ind i den vigtige/ikke -presserende kategori i tidsmatricen, uden at de bliver bokset ud af presserende opgaver. Og så kunne jeg planlægge mine opkald og møder - især de presserende, men ikke vigtige - omkring dem. Grundlæggende ville jeg først planlægge de vigtige ting og derefter forlade de tomme kasser til det, der er tilbage. Resten af ​​måneden var det præcis, hvad jeg gjorde, og det fungerede fantastisk.

Den eneste variabel, der brød den videnskabelige metode i dette eksperiment, er det faktum, at jeg flyttede fra New York City ned til Mexico i slutningen af ​​uge to. Men alligevel overlevede mit papirplanlægningsarrangement dislokationen. Skyld det på solskinnet eller bebrejde det smartere planlægning - uanset hvad, en måned efter at jeg gik tilbage til papiret, har jeg det meget bedre med den måde, jeg bruger min tid på.