Den smarte måde at tæmme din e -mail i 2021: Omfavn lidt kaos

Det er på tide at smide dine gamle e -mailvaner væk - især dem, der involverer masser af arbejde for minimal udbytte.

Den smarte måde at tæmme din e -mail i 2021: Omfavn lidt kaos

Jeg bruger mere tid på at tænke på e -mail, end noget rimeligt fornuftigt menneske burde. Fra avancerede Gmail -indstillinger til indviklede fanetræningsteknikker, jeg har prøvet næsten alt under solen (og derefter nogle) for at holde min indbakke under kontrol.



Nu, da endnu et nyt år nærmer sig, tager jeg en strategi, der virker næsten absurd i modstrid med havet af mapper, etiketter og andre e -mail -organiseringssystemer foran os. Jeg har indset, at disse værktøjer gør mere skade end gavn. Og derfor har jeg besluttet at administrere min e -mail ved for det meste bare at ignorere dem - og absolut ikke gøre noget.

Okay - så intet kan være lidt vildledende. Jeg vil stadig besvare e -mails efter behov (og kun med let utilfredshed), og jeg arkiverer meddelelser, når jeg behandler dem. Men hvad angår faktisk igangværende organisation , Jeg vil ikke bruge nogen meningsfuld tid eller energi på at markere mine e -mails på en bestemt måde eller gemme dem på en bestemt måde.



Med andre ord omfavner jeg en bevidst uorganiseret indbakke i navnet på e -mail -effektivitet. Og modsat, som det kan se ud på overfladen, er der et rimeligt argument om, at det måske bare er en fornuftig strategi for succes - en som du også ville være klog at vedtage.



Lad mig forklare.

E -mail -organisationens fejlslutning

I årevis har den almindelige logik med e -mail været, at jo mere du organiserer det, jo bedre får du det. Google sætningen hvordan man organiserer e -mail , og du finder sider på sider med resultater, der instruerer dig i at komme med en fuldgyldig ramme for e-mailorganisation-noget, der involverer et omhyggeligt defineret system af mapper eller etiketter og en vis mængde tid, der er afsat hver dag til minutiøst markering, arrangere og bøvle med dine indgående beskeder.

kan jeg indgive mine 2020 -afgifter nu

Forskellige mailklienter har forskellige mekanismer til at styre en sådan bedrift, men den bagvedliggende idé er normalt den samme: Det er op til dig at organisere dine e -mails, mens du går, for ikke at finde dig selv med en rodet og (gisp!) uorganiseret indbakke.



Men her er sagen: Når du skal tilbage og finde en e -mail nede ad vejen, er oddsene faktisk, at du faktisk ikke stoler på nogen af ​​dine omhyggeligt anvendte organisationsformer. Du går sandsynligvis ikke igennem mapper eller etiketter og scanner sider på sider med beskeder for at spore de oplysninger, du har brug for. Og hvis du gør det, spilder du din tid - fordi den enklere, hurtigere og langt mere effektive metode til at finde beskeder i en indbakke er at søge.

Hele punktet med Gmail-grunden til at det blev oprettet i første omgang-var at tjene som en Google-lignende søgemaskine til din e-mail.

Det var selvfølgelig ikke altid tilfældet. Tilbage i de første dage med e -mail var søgning i en indbakke ligefrem smertefuld erfaring. Især hvis du havde en betydelig efterslæb af gamle meddelelser - som næsten helt sikkert blev gemt lokalt på din egen computer på det tidspunkt - ville du skrive noget i din mailklients søgefelt og derefter forberede dig på at vente et godt stykke tid på, at programmet kunne udgrave hvad du havde brug for (hvis det nogensinde gjorde det). Dengang var det ikke kun en tidsbesparelse at sende beskeder væk med et omhyggeligt gennemtænkt organisationssystem; det var en nødvendighed.



Men lige siden Gmail kom og lavede e-mail-søgning til en næsten øjeblikkelig opgave, har den slags systemer hovedsagelig holdt sig som relikvier og legemsnære bekvemmeligheder. Hele pointen med Gmail - grunden til det skabt i første omgang -skulle tjene som en Google-lignende søgemaskine til din e -mail og gør det let at finde alt, hvad du har brug for uden at spilde tid. Og Gmails rivaler har introduceret deres egen Google-esque-søgning for at forblive konkurrencedygtige.

Gmail blev bevidst lanceret uden et traditionelt mappefilingssystem, faktisk fordi dets arkitekter så den arkiverings-og-søgningsmetode, den tilskyndede til at være en langt bedre måde at administrere meddelelser på-og fordi de forventede, at mapper var overflødige og unødvendige inden for det arrangement. Google til sidst gjorde etiketter mere fremtrædende og mappelignende i deres præsentation udelukkende fordi, som et Google Research -dokument fra 2010 forklarer det, brugere opgav Gmail, da det manglede deres velkendte mapper.

Men egentlig videnskabelig forskning tyder på, at Gmails originale strategi for arkivering og søgning var overraskende god. En gruppe af IBM -forskere observerede e -mail -vanerne af 345 mennesker til en undersøgelse fra 2011, hvor de undersøgte, hvordan de fandt ældre beskeder i deres indbakker - og om de havde investeret tid i omhyggelig arkivering og organisering rent faktisk gav pote. Deres konklusion: Mennesker, der opretter komplekse mapper, stoler faktisk på disse til hentning, men disse forberedende adfærd er ineffektive og forbedrer ikke hentningssucces.

yngel elektronik går i stå

Forskerne fandt ud af, at afhængig af mapper til e -mail -organisation både spilder tid i starten, givet den manuelle indsats, der kræves for at blive ved med at gemme hver e -mail væk, og i sidste ende er mindre effektiv end at søge, når det kommer til senere e -mail -hentning.

Det er en ganske sigende konklusion - og en der matcher mine egne anekdotiske oplevelser. Men rent praktisk betyder det ikke nødvendigvis, at du skal opgive alle metoder til indbakkeorganisation. Det betyder bare, at du skal være tankevækkende for at komme med det rigtige slags systemer, der forbedrer din organisation uden at spilde din tid.

En mellemvej for indbakkeorganisation

Med al denne meget nørdede viden i tankerne, er her en god generel regel at overveje: Hvis en metode til indbakkeorganisation gør det lettere for dig at behandle eller senere finde dine e -mails uden at kræve nogen løbende indsats fra din side, så er det værd at gøre. Hvis det giver dig mere arbejde uden nogen håndgribelig gevinst, så er det bedst at give slip.

Nøglen, jeg har fundet, er at fokusere på organisationssystemer, der stort set er automatiserede - ting du opretter en gang og derefter giver dig mulighed for at arbejde for dig i stedet for at kræve, at du selv udfører arbejdet. For eksempel har jeg visse typer beskeder, der er særligt højt prioriterede og vigtige at adressere rettidigt. Jeg bruger et Gmail -filter til automatisk at placere en særlig VIP -etiket og en stjerne på sådanne meddelelser, når de kommer. Det får disse e -mails til at skille sig ud visuelt i min indbakke, så de får min opmærksomhed, og det får dem også til at give mig besked på både min telefon og min computer på en måde, som de fleste almindelige e -mails ikke gør, takket være en snedig konfiguration .

chance rapperen steven univers

Et andet eksempel er den måde, jeg håndterer svar på velkomstbeskeden, der sendes ud til nye abonnenter på mit nyhedsbrev . Jeg læser og svarer altid på disse e -mails, men jeg forsøger at håndtere dem i bulk på et par bestemte tidspunkter på dagen for at være mere effektive. Så jeg har brugt endnu en smule bevidst Gmail -hacking til automatisk at finde og identificere disse meddelelser og flytte dem til fanen Social i min indbakke, som jeg har genformat til at være vært for de specifikke meddelelser og intet andet. Som følge heraf bliver disse e -mails altid klumpet sammen på et strømlinet sted, hvor de er lette at finde, men ikke blandes med de mere presserende elementer i min Primære indbakke -fane.

Nøglen med begge disse systemer er, at de er organisationsmetoder, der tjener et bestemt formål, og som ikke skaber noget løbende travlt arbejde for mig. I det daglige er alt, hvad jeg typisk gør, at svare på, hvad der er nødvendigt, arkivere det, der er færdigt, og lejlighedsvis slumre noget, hvis jeg ikke har tid til at håndtere det med det samme, eller hvis det ikke vil være relevant før senere .

Og når jeg skal finde en e -mail, jeg har arkiveret, uanset hvad det handler om, eller hvornår den blev sendt, bruger jeg ganske enkelt Gmails søgesystem til at spore den og skrue op. (Søgeoperatørerne på denne side , især fra: , til: , og emne: er værd at internalisere og tage i brug.)

Du kan helt sikkert tillade dig selv et svingrum til at finde ud af, hvilken kombination af værktøjer og systemer, der fungerer bedst for dig. Men hvis du bruger din tid på at arkivere og organisere e -mails og derefter jage efter dem i stedet for bare at søge, er starten på det nye år et godt tidspunkt at træde tilbage og revurdere din strategi.

Nogle gange er mindre mere - og når det kommer til e -mail, specifikt, kan en bevidst uorganiseret indbakke bare være det mest effektive organisationssystem af alle.

For endnu flere produktivitetstip på næste niveau, tjek min Android Intelligence nyhedsbrev .