Du kan alt - men ikke alt.

David Allen, en af ​​verdens mest indflydelsesrige tænkere om personlig produktivitet, giver sine unikke råd om, hvordan du kan holde tempoet - uden at slide dig selv ned.

Du kender boremaskinen. Det er mandag morgen. Du ankommer til arbejde udmattet fra en weekend brugt på at underholde børnene, betale regninger og løbe ærinder. Du blinker på din pc - og 70 nye e -mails hilser dig velkommen. Din telefons stemmeindikator blinker allerede, og før du kan få den til at stoppe, kommer der et andet opkald ind. Med hver ring, med hver kollega, der kigger forbi dit kontor uopfordret, kommer der et nyt krav-om opmærksomhed, for en reaktion, for en beslutning, for din tid. Ved middagstid, når du tager 10 minutter at sluge en sandwich ved dit skrivebord, føler du dig allerede overanstrengt, overforpligtende - overvældet.



Ifølge David Allen, 54, en af ​​verdens mest indflydelsesrige tænkere om personlig produktivitet, er dette det tavse traume fra vidensarbejdere overalt. Vi lever i en verden, siger han, hvor der ikke er kanter på vores job og ingen grænse for den potentielle information, der kan hjælpe os med at udføre vores job bedre. Desuden er vi i et konkurrencedygtigt miljø, der løbende omformes af Internettet, fristet til at genbalancere vores arbejde månedligt, ugentligt og endda timebaseret. Ukontrolleret, advarer Allen, denne hektiske tilgang er en opskrift på utilfredshed og fortvivlelse-alt for almindelige følelser i disse dage for alt for mange af os.

Allen hævder, at den virkelige udfordring ikke er at styre din tid, men at bevare dit fokus: Hvis du bliver for pakket ind i alt det, der kommer til dig, mister du din evne til at reagere hensigtsmæssigt og effektivt. Husk, du er den, der skaber hastighed, fordi du er den, der tillader ting at komme ind i dit liv.



Allen har brugt de sidste 17 år på at hjælpe travle mennesker med at håndtere alle tingene i deres liv. På seminarer rundt om i verden - på virksomhedens funktioner og i hjørnekontorer - har han forkyndt sit evangelium om personlig produktivitet. Hans online nyhedsbrev, David Allen’s Productivity Principles, har mere end 7.000 abonnenter. Hans bog, Getting Things Done: Mastering the Art of Stress-Free Productivity, udgives af Viking i januar næste år. Han har endda stiftet et softwarefirma, Actioneer Inc., der tilbyder en række tidsbesparende værktøjer.



Det har været en lang, mærkelig tur fra hans ungdom i Shreveport, Louisiana. Som teenager studerede Allen Zen -buddhismen og fulgte Allen Ginsberg og Beat -generationens vej. På college fokuserede han på filosofi og intellektuel historie og blev fascineret af tænkere, der, siger han, syntes at have noget fedt i gang, en større virkelighed. Jeg ville gerne have nogle af de samme oplevelser. Så det gjorde jeg. (Dette var 1960'erne: Brug din fantasi.)

Allen rejste til University of California i Berkeley for at tilmelde sig et kandidatprogram i amerikansk historie, men han droppede snart den plan om at studere karate (han tjente et sort bælte) og for at begynde en 30-årig søgen efter Gud, sandhed og univers. Til arbejde underviste han i karate, ledede et anlægsgartnerfirma og hjalp med at starte en restaurant, blandt andet job. Men hans sande lidenskab var jagten på selvopdagelse-den personlige vækstbevægelse.

Der var mange flakede ting på kanterne, men i kernen i filosofien var nogle gode ideer om, hvordan man lever et liv, der er mere i tråd med dine værdier, siger Allen. På det tidspunkt udvidede mange HR -chefer også deres interesse for personlig vækst - i at hjælpe folk til at tænke og til at arbejde mere effektivt sammen. Med tiden opdagede Allen en bro mellem hans fascination af selvforståelse og hans ønske om at interagere praktisk med verden. Den bro var tidsstyring.



Allen har aldrig været en naturligt højproduktiv person. (Jeg er mere en fest, fyr han.) Men han forsøgte hårdt at ændre det. Da han gjorde det, blev han overbevist om, at tidsstyring var nøglen til personlig frihed-til større selvopdagelse. Derefter blev han overbevist om, at der var et ret robust marked for undervisning i hans nyfundne kunst. Endelig blev han overbevist om, at Gud ikke rigtig var ligeglad med, om jeg havde penge eller ej. Mere eller mindre i det øjeblik blev han konsulent.

hvorfor kryptokurrency er fremtiden

I en række interviews med Fast Company delte Allen sine ideer om at øge personlig produktivitet i et forretningsverden, der bevæger sig med kæphastighed.

Hvis der er en ting, som alle vores læsere nok er enige om, er det, at de har for meget at lave og for lidt tid til at gøre det. Hvorfor har så mange af os det sådan?



Der er altid mere at gøre, end der er tid til at gøre det, især i et miljø med så mange muligheder. Vi ønsker alle at blive anerkendt; vi ønsker alle, at vores arbejde skal være meningsfuldt. Og i et forsøg på at nå det mål, lader vi alle sammen ting komme ind i vores liv.

Problemet er selvfølgelig, at vi også vil afslutte det, vi starter. Meget af den stress, som folk føler, kommer ikke fra at have for meget at lave. Det kommer fra ikke at afslutte det, de har startet. Derfor har meget af mit arbejde at gøre med, hvordan folk håndterer deres input - e -mail, telefonbeskeder, rapporter, samtaler. Alt, der ikke er, hvor det skal være, er en åben sløjfe, en ufuldstændig, en distraktion, der bremser dig. Din hjerne siger, Hey, det hører ikke hjemme der, og du skal håndtere den impuls.

Hvis du tillader, at der samler sig for meget affald i dine 10 hektar - med andre ord, hvis du tillader, at for mange ting, der repræsenterer uafklarede, usporede, uhåndterede aftaler med dig selv og med andre, samles i dit personlige rum - vil det begynde at veje på dig . Det vil sløve din effektivitet. Du er nødt til at grave i rodet og stille disse ting til ro. Produktivitet handler om afslutning.

Er det ikke interessant, at folk har det bedst med sig selv lige inden de tager på ferie? De har ryddet op i alle deres opgavebunker, lukket for transaktioner, fornyet gamle løfter med sig selv. Mit mest grundlæggende forslag er, at folk skal gøre det mere end bare en gang om året. Faktisk beder jeg folk om at tage lager hver uge - for at sortere alle de ting, som de endnu ikke har handlet på. Hvis du kan få et klart billede af alt, hvad du skal gøre, vil du kunne sige, Åh, det er det, jeg skal gøre lige nu - og derefter tage det næste trin i at få det gjort.

Hvad ville de finde, hvis folk tog sådan en opgørelse?

Jeg kan godt lide at tale om landingsbanens niveau - alle de aktuelle handlinger, alle de små ting, der stabler op. På deres landingsbaner har folk typisk nok ting til at skabe 300 eller 400 timers arbejde. Det, der driver alle disse opgaver, er mellem 30 og 100 projekter i forskellige former og størrelser - forpligtelser, som mennesker har givet, der kræver mange trin for at opfylde.

Når du har taget opgørelse, kan du begynde at give mening om din landingsbane. Men så kommer en anden udfordring: at finde tid til at gøre det, du skal gøre. Det, der virkelig er anderledes i dag, er, at vi lever og arbejder i det, jeg kalder underlig tid. På en underlig tid får ingen 2 timer til at gøre noget. I stedet får vi 15 minutter - og nogle gange kun 5 minutter - mellem møder og telefonopkald. Du kan faktisk få gjort meget på en underlig tid, men de fleste menneskers tankegang er bare ikke sat op til at drage fordel af det. Der er masser af muligheder i løbet af dagen, som folk spilder. De har det dårligt, fordi de ikke er så produktive, som de burde være, men de ved ikke, hvad de skal gøre ved det.

Hvad skal jeg gøre ved det er at gøre det til et spil: Hvor effektiv kan jeg være? Når noget lander på din radarskærm, der ikke er, hvor det skal være, skal du beslutte to ting. For det første, hvad er et vellykket resultat? Med andre ord, hvad stopper den kognitive dissonans? Og for det andet, hvordan fordeler jeg ressourcer for at sikre, at resultatet bliver til noget? Det betyder ikke, at du skal tage handling med det samme. Men det betyder, at for at få opgaven væk fra dit sind, skal du beslutte dig for et handlingsforløb. Det værste, du kan gøre, er at lade tingene sidde.

Det betyder ikke nødvendigvis, at du altid skal arbejde med de vigtige ting først. Du har måske ikke energien, værktøjerne eller tiden. Nogle gange er det mest hensigtsmæssige at gøre med fem gratis minutter at vande planterne. Når du først ved, hvad du laver, bliver produktiviteten din eneste sande konkurrencefordel. Der er en elegance i, hvordan du arbejder og lever; det handler ikke kun om at løbe hurtigere.

Det fører til et simpelt spørgsmål, som de fleste af os har svært ved at besvare: Hvordan skal vi gå frem for at sætte prioriteter?

Når folk spørger mig, hvordan jeg skal prioritere, stiller jeg dem et spørgsmål: På hvilket niveau vil du have denne samtale? Hver af os opererer på mange forskellige niveauer til enhver tid. Vi har hver en landingsbane, der rummer alle de små ting, der forbruger vores tid. På 10.000 fod er projekterne. På 20.000 fod bestemmer folk om deres roller og mål. På 30.000 fod tænker folk fremad og spørger sig selv, hvor de vil være i deres karriere 12 til 18 måneder nede ad vejen. På 40.000 fod tænker de 3 til 5 år ude og ser på deres organisatoriske ambitioner. På toppen - på 50.000 fod - spørger de så: Hvad er mit job på denne planet?

jay z og nas fejde

En leder på Wall Street klagede engang til mig over at skulle deltage i for mange møder. Jeg tegnede et skema og spurgte: På hvilket niveau vil du have denne samtale? Jeg forklarede, at du måske har brug for disse møder på 20.000 fod. Men hvis du går op på et niveau og tænker over de næste 12 til 18 måneder, kan du måske give nogle af disse møder videre. Og på 50.000 fod, hvor du tænker på dit hjerte og dit helbred, kan du sige, at jeg ikke behøver at lave en partner. Jeg har tjent penge nok. Fra nu af skal jeg af sted kl. 19.00 hver dag. Og hvis du ikke kan lide det, så fyr mig.

Så en stor del af prioriteringen er at være tydelig omkring dine værdier?

Vær forsigtig. Det er en meget populær opfattelse i disse dage: Hvis du fokuserer på dine værdier, forbedrer du balancen mellem din virksomhed og dit personlige liv. Giv mig en pause. Fokusering på dine værdier kan give dig mening, men det forenkler ikke tingene. Du vil bare opdage endnu flere ting, der er vigtige for dig.

Jeg har arbejdet med den mest værdidrevne organisation, jeg nogensinde er stødt på. Og det har et stort udbrændthedsproblem. Folk der er altid inviteret til at samarbejde; alle vil spille. Men hvor mange 7-til-7 PM møder kan du deltage i? Du vil deltage i dem alle, fordi dine værdier fortæller dig, at de alle er vigtige. Men din ægtefælle og dine børn begynder at sige: Vi ser dig aldrig.

Vi lider af uendelige muligheder: Der er så mange ting, vi kunne gøre, og alt, hvad vi ser, er mennesker, der ser ud til at præstere med stjernekvalitet. Det er meget svært ikke at prøve at være som dem. Problemet er, at hvis du bliver pakket ind i det spil, bliver du spist levende. Du kan alt - men ikke alt. Universet er fuld af kreative projekter, der venter på at blive udført. Så hvis du virkelig bekymrer dig om livskvalitet, hvis du vil slappe af, skal du ikke fokusere på værdier. Bare styr dine ambitioner. Det vil forenkle tingene. At lære at sætte grænser er utrolig svært for de fleste mennesker.

De fleste mennesker træffer det modsatte valg. De føler en sådan ansvarsfølelse over for deres job og over for deres kolleger, at de bliver endnu mere forhastede ...

Hvilket er fuldstændig selvnedslående. Din ansvarsfølelse er en funktion af din reaktionsevne. Det lærte jeg i karate. Din evne til at generere strøm er direkte proportional med din evne til at slappe af. Kraften i et karatestans kommer fra hastighed, ikke muskler. Og en spændt muskel er en langsom muskel.

Med andre ord kan du ikke gøre ting hurtigere, før du lærer at bremse. Hvordan sænker du farten? Det handler om løsrivelsesdynamikken. Du skal bakke op og være stille. Træk dig tilbage fra opgaven, så du kan få et nyt perspektiv på, hvad du laver. Hvis du bliver alt for pakket ind i alt det, der kommer mod dig, mister du din evne til at reagere hensigtsmæssigt og effektivt. Hvis din indbakke og din udbakke er helt fulde, eller hvis folk skriger på dig, så er det svært at bakke op og tænke over tingene på et andet niveau.

Har du nogensinde følt, at tiden forsvandt? Sig, når du virkelig er til en god film? Eller når du har travlt med at lave noget, du elsker, og morgenen bare flyver afsted? Fra min åndelige praksis ved jeg, at når du kommer til nogle eksistensniveauer, synes rum og tid at forsvinde. Når jeg er på de niveauer, tænker jeg ikke engang i forhold til plads og tid mere. Når alt virkelig står i kø for mig, er hastighed ikke et problem, for jeg har fundet min egen rytme. Den rytme kan virke lynhurtig eller dødelig langsom, men inden i mig er det hele det samme. Det er udenfor tid.

Se på de bedste kampsportsartister. De bevæger sig meget langsomt. Jo hurtigere du skriver, jo langsommere vil det føles for dig, fordi du surfer med din tankegang. Det samme gælder læsning: Jo hurtigere du læser, jo mere tid vil forsvinde, fordi du vil være i stand til at fodre ting til din hjerne, så hurtigt som din hjerne kan behandle det. Derfor har speed læsere en bedre forståelse. De har trænet deres øjne til at genkende ting så hurtigt som deres hjerne kan klare det.

Men det er svært at efterlade plads og tid, når du er distraheret. Hvis der er en åben sløjfe, finder rum og tid det. Og alt, der venter på en beslutning, er en åben sløjfe. Hvis der er en stak papir på dit skrivebord, skal du beslutte dig for et handlingsforløb. Så længe du har ladet det hoppe ind i din verden, har det fat i dig. Hvad er det helt næste, du skal gøre? Indtil du beslutter dig for det, er der en kløft mellem, hvor du er, og hvor du skal være - et stort sort hul, der vil suge dig ind.

hvad betyder 1133

Keith H. Hammonds (khammonds@fastcompany.com) er en hurtig virksomheds seniorredaktør. Kontakt David Allen via e -mail (david@davidco.com), eller besøg ham på Internettet (www.davidco.com).

David Allens produktivitetsprincipper er forankret i store ideer-i en kontinuerlig søgen efter personlig vækst og selvforståelse. Men de er også yderst praktiske. Her er nogle af hans tips til at konfrontere livet i den hurtige bane.

Hvis du rejser regelmæssigt, skal du dedikere en separat skuffe i din kommode til de ting, du tager på de fleste ture. Gem dubletter af ting, du altid tager - toiletsæt, netledninger til din bærbare computer, opladere til telefoner.

Opret en handling -supportfil i din dokumentmappe eller på dit skrivebord. Brug den til engangsartikler-flybilletter, faxbekræftelser og så videre-der ikke berettiger deres egen fil, men som du skal have ved hånden i visse situationer.

Hold din e -mail -indbakke tom. Disciplinér dig selv til at dumpe så mange meddelelser som du kan med det samme, straks behandle enhver handling, der tager mindre end to minutter, og at gruppere handlinger, der tager mere end to minutter, i en handlingsmappe.

Hvis du rejser med ekstra batterier til din bærbare computer eller mobiltelefon, skal du lægge et gummibånd omkring alle opladede batterier. På den måde ved du altid, hvilke batterier der er strømførende, og hvilke der er døde.

Forøg din lethed ved tastaturet. Hvis du ikke skriver mindst 50 ord i minuttet, skal du installere et skriveprogram (f.eks. Mavis Beacon Teaches Typing) og derefter øve. Lær også de syv mest almindelige hastighedstastkombinationer til navigation i Windows.