Din guide til at rydde op i din indbakke på en time

Du behøver ikke en hel dag for at forårsrense en rodet indbakke.

Din guide til at rydde op i din indbakke på en time

Chancerne er, at din indbakke ligner meget den forladte kurv med ting, der sidder bag i dit skab. Du ved, at det dør at blive renset ud (og huser mange skjulte overraskelser), men tanken om at tackle en sådan opgave er overvældende. Og hvem har seks timers fritid til overs for sådan noget?

hvordan man gør facebook mørk



Men at organisere dine e -mails behøver ikke at tage hele dagen - faktisk kan du gøre det på bare en time, hvis du afsætter tiden til det.

Minutter 1 til 10: ryd op i skrammel

Indstil en tid til 10 minutter, og start massesletning (eller arkivering) af alle meddelelser, du ved, du ikke har brug for, f.eks. Underretninger fra sociale mediekonti, påmindelser om tidligere begivenheder, bekræftelser for leverancer, du allerede har modtaget, nyhedsbreve, du allerede har læst (eller vil aldrig læse) og e -mails, der ikke længere er relevante.



Du kan gøre dette let ved at søge i din indbakke efter almindelige afsendere eller emnelinjer (f.eks. LinkedIn -underretninger) og slette en masse ting på én gang.




Relaterede: Er det virkelig det værd at stræbe efter indbakke nul?


Minutter 10 til 30: Opret mapper og etiketter

Nu er det tid til at organisere de meddelelser, der er tilbage, som ikke har brug for handling, men som du har brug for eller vil beholde.

Der er lige så mange mappesystemer, som der er e -mail -brugere, men en let at prøve er at lave en mappe til ethvert emne eller enhver type e -mail, der har flere meddelelser, der vedrører det. Så det kan betyde mapper som: Kvitteringer, Projekter, Ture og så videre. Du kan altid tilføje og tilpasse mapper, når du lærer, hvad der fungerer bedst for dig.



For at fremskynde denne proces kan du endda oprette en mappe Til fil senere for alt, hvad du overhovedet er i tvivl om, og en afmeldingsmappe til alt, hvad du ikke længere vil have. Tip: Det er gode mapper at sortere igennem, når du har fem minutter mellem møderne.

Hvis du vil blive endnu mere organiseret, kan du prøve nogle etiketter (hedder Kategorier af Outlook) for at tilføje flere oplysninger til dine meddelelser. Du kan have flere etiketter på en e -mail eller endda flere lag med etiketter. Så denne e-mail i din Trip-mappe kan have en hovedetiket fra New York 2018 og underetiketter til Flights og mandag.


Relaterede: Hvordan de mest produktive administrerende direktører holder e -mail i skak

engel 1212 betydning

Minutter 30 til 50: Brug to-minutters-reglen, eller lav en huskeliste for e-mails, der har brug for handling



De e -mails, du står tilbage med nu, bør kun være dem, der har brug for handling. Hvis handlingen kan udføres i mindre end to minutter , gør det nu. Hvis du har brug for mere tid til at tage sig af beskeden, skal du føje den til din huskeliste med en meddelelse for at minde dig om, at du rent faktisk gør det. Arkiver derefter e -mailen for at holde din indbakke klar (du kan stadig søge efter den senere).

Hvis du bare ikke er en listemager, kan du i stedet bruge Gmails nye snooze -funktion at få mailen vist i din indbakke, når du er klar til at håndtere den. Eller hvis du er en Outlook -bruger, vil opfølgningsfunktion lader dig gøre det samme.


Relaterede: Her skal du bruge e -mail i stedet for Slack


Minutter 50 til 60: Opdater dine indstillinger for nem vedligeholdelse

Tillykke med verdens mest organiserede indbakke! OK, ikke verdens mest organiserede indbakke - men din bedste indbakke endnu.

Men lad ikke festen blive ved for længe, ​​ellers finder du den fylder op igen. Du kan undgå dette ved at oprette filtre, der automatisk sorterer dine indgående meddelelser, så du ikke behøver.

Mit yndlingsfilter er til nyhedsbreve og tilbyder e -mails, jeg faktisk gerne vil læse, men ikke altid har tid til lige når de kommer ind. I stedet, Jeg konfigurerede et filter i Gmail som sender dem alle til en Læs senere mappe. (Outlook har sin egen version af filtre kaldet regler, der kan gøre nogle tunge løft for dig.)

Du kan også overveje at oprette et automatisk svar til din Gmail eller Outlook når du ikke vil være i stand til at besvare e -mails så hurtigt som du normalt ville (f.eks. hvis du er til en konference, arbejder usædvanlige timer eller holder ferie).

Og for virkelig at flyve gennem dine meddelelser kan du aktivere og lære nogle tastaturgenveje til Gmail eller Outlook .

numerologi 6 betydning

Efter denne oprydning vil du slippe af med den nagende følelse af, at du gik glip af en besked, eller den synkende følelse af, at du skal stå over for en fuld indbakke hver morgen. Faktisk kan du endda være klar til at gå videre til en mere fremadskridende e -mail -organisation, f.eks drage fordel af den nye Gmail , ved hjælp af Chrome -udvidelser , eller prøve dette Indbakke AI -værktøj .

Eller på den anden side, hvis du opdager, at du stadig har meget arbejde at gøre - begynd at afsætte 20 minutter hver uge til at tackle disse trin et ad gangen. Gør det i et par uger, og du vil finde dig selv med en indbakke, der faktisk gør dit liv lettere.


Dette artikel oprindeligt dukkede op The Daily Muse og genoptrykkes med tilladelse.

Mere fra The Muse: